Überblick über das Personalmanagement

Bezüglich des Personalwesens stellen sich eine Vielzahl von Aufgabenstellungen. Die offenen Stellen müssen mit den richtigen Arbeitnehmern besetzt werden. Falsch besetzte Stellen erzeugen Mehrkosten durch: Freisetzungskosten (Abfindungen), Kosten für die erneute Personalsuche, unnötige Einarbeitungs- und Fortbildungskosten, durch Verschlechterung des Betriebsklimas und Ähnlichem.

Deshalb unterstützen wir Sie über die Lohn- und Gehaltsabrechnung  in weiteren Bereichen des Personalwesens.

Einen Überblick gibt diese Auflistung:

  • Personalarbeit organisieren und durchführen
  • Personalplanung, Personalmarketing und Personalcontrolling
  • Steuerung von Personal- und Organisationsentwicklung
  • Reisekosten und Geschäftsreisenmanagment

 

Personalarbeit organisieren und durchführen

Hier unterstützen wir Sie bei diesen Aufgabenfeldern:

  • Einbindung des Personalbereichs in die Gesamtorganisation
  • Gestaltung der Prozesse im Personalwesen
  • Planung und Durchführung von Projekten
  • Implementierung der IT im Personalbereich
  • Zeitmanagement, Präsentations- und Arbeitstechniken

 

Personalplanung, Personalmarketing und Personalcontrolling

Unsere Unterstützungsleistung zu diesem Bereich:

  • Personalplanung
  • Erarbeitung personalwirtschaftlicher Ziele
  • Gestaltung von Einkommens- und Vergütungssystemen
  • Analyse von Beschäftigungsstrukturen und Bedarfe
  • Unterstüzung beim Jobenlargement (Arbeitserweiterung) und beim Jobenrichment (Arbeitsbereicherung)
  • Gestaltung und Umsetzung von Personalcontrolling
  • Vorbereitung und Begleitung bei Personalgesprächen

 

Steuerung Personal- und Organisationsentwicklung

Unsere Leistungen:

  • Mitarbeiterbeurteilung
  • Qualifikationsanalysen und Qualifizierungsprogramme
  • Qualitätsmanagement entwickeln und einsetzen
  • Anwendung von Führungsmodellen und Führungsinstrumenten
  • Coaching und Motivation
  • Mitgestaltung betrieblicher  Arbeitsformen

Arbeitsorganisation (New Work)

Die Arbeitsorganisation hat sich zu einer komplexen Aufgabe entwickelt. Die Anforderungen sind durch die Schlagworte: neue Technologien, Digitalisierung, Globalisierung, Fachkräftemangel, demographischer Wandel und vielen mehr geprägt. Arbeitnehmer verlangen zunehmend die Vereinbarkeit von Beruf und Familie und legen Wert auf work-life-balance. Neue attraktive Alternativen lassen sich gut mit dem Begriff New Work betiteln.

Coworking

Beim Coworking treffen sich verschieden Mitarbeiter, um an gemeinsamen Projekten zu arbeiten. Gegenseitige Hilfe und Inspiration stehen im Vordergrund. Ziel ist es, durch effektiven Austausch Synergien zu generieren. Internes Unternehmenswissen wird als Schatz erkannt und gehoben.

Job Sharing

Hier teilen sich zwei Mitarbeiter eine Vollzeitstelle. Damit wird Freiraum für private Belange wie Kinderbetreuung, Betreuung bedürftiger Angehöriger oder für andere Interessen geschaffen.  

Job Rotation

Ziel der Job Rotation ist es, dass Mitarbeiter immer wieder neue Aufgaben erhalten. Bei sozialen Netzwerken wird in den Profilen bei "Suche" immer wieder der Punkt "neue Herausforderungen" aufgeführt. Mitarbeitern diese neuen Herausforderungen zu bieten, ohne dass diese das Unternehmen wechseln zu müssen, kann durch Job Rotation erreicht werden. Natürlich verlangt die Job Rotation auch Investitionen, beispielsweise für Fort- oder Weiterbildung. Auch die Einarbeitung und die damit einher gehende höhere Fehlerquote sollten als lohnende Investition verstanden werden. Im Ergebnis können aber zufriedene Mitarbeiter zu Höchstleistungen animiert werden.

Home Office

Das Home Office ermöglicht Mitarbeitern, ganz oder teilweise die Aufgaben von zu Hause aus zu erledigen. Der Hauptvorteil liegt im Entfall von vielleicht langen oder umständlichen Arbeits- und Anfahrtswegen. Der Hauptgefahr der Isolation muss durch Anwendung mehrerer Kommunikationsmittel (Telefon, Videokonferenz, e-mail etc.) begegnet werden.

Keines dieser Modelle bedeutet den Königsweg. Nicht jeder Mitarbeiter spricht auf jeden dieser Wege an. Nicht alle Aufgabengebiete können durch jede der Alternativen abgedeckt werden. Effizienz kann jedoch durch Kombination der Organisationsformen erreicht werden. Bei der GOBBS Unternehmensgruppe sind alle aufgezählten Modelle in der Anwendung.

Profitieren Sie von unseren Erfahrungen und nehmen Sie Kontakt auf unter: personal@gobbs.eu

 


Workforce-Management

Personalressourcen intelligenter und effizient einzusetzen, ist das komplexe Ziel der umfassenden Workforce-Management-Lösungen. Durch Vermeidung von teuren Überstunden sowie Leerlaufzeiten werden die Personalkosten reduziert und die Kundenzufriedenheit erheblich verbessert. Dies trägt zu einer optimalen Kapazitäts- bzw. Ressourcenauslastung bei. Langfristig ökonomisch erfolgreich agieren kann nur der, der immer die richtigen Mitarbeiter mit der richtigen Qualifikation zur richtigen Zeit am richtigen Ort im Einsatz hat.

Personalbedarfsschwankungen gehören zum Alltag. Diese können durch eine kluge Personaleinsatzplanung kostenoptimiert ausgeglichen werden. Durch gesammelte Vergangenheitsdaten zur Prognose des zukünftigen Arbeitsvolumens (Aufträge, zu produzierende Stückzahlen, prognostizierte Planumsätze, etc.) entsteht ein Forecast. Der Forecast bildet die Basis als Bedarf für die Einsatzplanung. In die Bedarfsermittlung können relevante Informationen aus Vorsystemen einfließen. Eine genaue Berechnung des Bedarfs in einem flexiblen Zeitraum ist das Ziel. Eine ideale Basis für eine genaue und bedarfsoptimierte Einsatzplanung bildet dieser Forecast.

Die Qualität des Forecasts und die Personaleinsatzplanung lassen sich durch einen konsequenten Abgleich des prognostizierten Arbeitsvolumens und den tatsächlich angefallenen Ist-Stunden stetig steigern.

Um einen optimalen Personalbedarf und -einsatz planen zu können, müssen viele Faktoren, wie z. B. krankheitsbedingte Ausfälle, geplante Abwesenheit, saisonale Schwankungen, voraussichtliches Arbeitsaufkommen u.v.m. berücksichtig werden. Ausgewertet werden hierfür vergangenheitsbezogene Daten als auch Ereignisse, die einen unmittelbaren Einfluss auf den Personaleinsatz und die Bedarfe haben können.

Die Planungsgenauigkeit erfolgt nach Wünschen des unserer Mandanten. Unter anderem sind möglich:

  • einstellbare Skalierbarkeit bis auf 15 Minuten
  • stundenbezogene bzw. schichtbezogene Planung
  • Planung von Sonderfunktionen
  • uhrzeitbezogene Planung
  • Tagesplanung
  • flexible Zeiträume.

Bei einem Personaleinsatzplanungsvorschlag für das Personal müssen viele verschiedene Punkte berücksichtig werden, wie z. B. geplante Fehlzeiten, Bedarf, gesetzliche bzw. tarifliche Regelung und Pausenregeln. Zusätzlich werden die individuell vereinbarten Arbeitszeitregelungen eines Mitarbeiters, die Zeitsalden, die Qualifikationen sowie die Mitarbeiterwünsche berücksichtigt. Auf Basis der historischen, aktuellen sowie zukünftigen Daten erfolgt der Ausgleich von Über- bzw. Unterdeckungen.


Betriebliche Altersvorsorge (bAV)

Die Betriebliche Altersvorsorge ist ein wichtiger Baustein für die Personalgewinnung bzw. der Mitarbeiterbindung.

Von Betrieblicher Altersvorsorge wird gesprochen wenn ein Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer aus Anlass eines Arbeitsverhältnisses Versorgungsleistungen für diese biometrischen Risiken zusagt:

  • Altersrente (Abfederung des so genannten Langlebigkeitsrisikos)
  • Berufsunfähigkeit
  • Hinterbliebenenversorgung.

 

 

Existenzgründung - so unterstützen wir Sie

Bei einer Existenzgründung ist der Gründer mit vielen Problemen konfrontiert. Typische Fragestellungen sind: 

  • Stimmt die Geschäftsidee?
  • Wie kann das Vorhaben finanziert werden?
  • Was ist mit der sozialen Absicherung?
  • Welche bürokratischen Verpflichtungen sind zu erfüllen?
  • Sind alle Hausaufgaben gemacht?
  • Welche Rechtsform sollte gewählt werden?

 

Leistungen in der Gründungsphase: 

  • Prüfung der Geschäftsidee auf Plausibilität
  • Mitwirkung bei der Erstellung des Businessplans
  • Erstellung von Umsatz- und Ertragsvorschau sowie Finanzierungs- und Kapitalbedarfsplan
  • Fachkundliche Stellungnahme bei Antrag des Gründungszuschusses
  • Begleitung bei der Umsetzung z.B. bei Bankgesprächen.
  • Identifizierung und Kontaktherstellung zu anderen Investoren wie beispielsweise Business Angels. 

Unterstützungen, die einen gelungenen Start zwar nicht garantieren, aber wesentlich vereinfachen.

So können wir Sie beispielsweise bei einer GmbH-Gründung unterstützen:

Wir organisieren für Sie einen Termin beim Notar und bei der Bank. Wir bereiten für Sie die Gewerbeanmeldung unterschriftsreif vor.

Die Kollegen aus der Steuerabteilung erstellen und übermitteln die Eröffnungsbilanz und übernehmen die Anmeldung beim Finanzamt (Fragebogen der steuerlichen Erfassung - Gründung einer Kapitalgesellschaft). 

 

Unsere Coaching-Leistungen

  • Existenzgründungsberatung
  • Beratung in der Wachstumgs-/Stabilisierungsphase
  • Begleitung Unternehmensnachfolge
  • Unternehmensbewertung
  • turn-around-Beratung
  • Risikomanagement
  • besondere Unterstützung ausländischer Unternehmer
  • Interim Geschäftsführung
 

Unternehmensbewertung für

  • Abrundung einer Unternehmensplanung
  • Nachfolgepläne
  • Unternehmenstransaktionen
  • Austritt von Gesellschaftern
  • Ermittlung Zugewinn im Scheidungsfall
  • Steuerabschätzung im Erbschafts-/Schenkungsfall
  • Ermittlung der Grundlage für Wertabhängige Vergütungssysteme

 

 Unternehmensnachfolge

Aspekte für eine erfolgreiche Unternehmensnachfolge: 

  • Suche und Auswahl von geeigneten Nachfolgern
  • Festlegung des Unternehmenswertes
  • Verhandlungen mit Geldgebern
  • Ermittlung der optimalen Finanzierungsstruktur
  • steuerliche Optimierung
  • rechtliche Aspekte, z. B. Übereinstimmung von Gesellschafts- und Erbrecht
  • Lebenplanung für Übergebenen / Übernehmer
  • Coaching des Nachfolgers

Grundsätzlich sollte für die Unternehmensnachfolge ein Zeitrahmen von 3-5 Jahren eingeplant werden. 

Bei der Suche nach einem geeigneten Nachfolger sind mehrere Aspekte zu betrachten: unternehmerische, organisatorische, soziale sowie technisch-fachliche Fähigkeiten müssen zum zu übergebenen Unternehmen passen. Auch das familiäre Umfeld des Übernehmers muss zu der Aufgabe passen.

Es fällt oft auf, dass gerade das "Loslassen" des Übergebenen von "seinem Baby" schwierig fällt. Der Königsweg könnte darin liegen, dass ein Weg gefunden wird, für eine Übergangsfrist die Erfahrung, die Kontakte etc. des Übergebenen weiter zu nutzen und dennoch dem Übernehmenden genug Freiräume zu geben, seine Ideen zu verwirklichen. Für diese Aufgabenstellung empfiehlt sich ein externer Berater, der mögliche Interessenskonflikte dokumentiert, Lösungsvorschläge macht sowie neutral die Umsätzung geschlossener Kompromisse begleitet und natürlich kann er Unterstützung bei der Kaufpreisfindung leisten. 


Risikomanagement

Eine Planung für den Fall der Fälle - gerade kleinere (inhabergeführte) Unternehmen, wo es den meisten Bedarf in diesem Bereich gibt, haben oft unzureichend vorgesorgt.

Damit ein Betrieb nicht durch Ausfall einer oder mehrerer Personen handlungsunfähig wird, sollte es einen Notfallplan geben, der Punkte wie: 

  • Vertretungsplan (Bankvollmachten, Prokura etc.), eventuell Planung und Einrichtung einer (Dauer-) Testamentsvollstreckung

  • Vertragsübersicht (Arbeits-, Lieferanten-, Kunden-, Miet-, Leasingverträge etc.)

  • Zugriffe, Passwörter, Schlüssel

  • Dokumentenaufbewahrung

  • Liste wichtiger Ansprech-, Geschäftspartner 

regelt.

Ein möglicher workflow des Risikomanagements könnte wie nachstehend aussehen:

Risikoidentifikation >> Risikoanalyse und Risikobewertung >> Risikostrategie >> Risikobericht


Interim Geschäftsführung

In Unternehmen gibt es oftmals Phasen, in denen die Geschäftsführung und/oder Entscheidungsträger aufgrund von Krankheiten einerseits aber auch wegen längerer Urlaubsabwesenheit anderseits gewisse Zeit ausfallen. Darüber hinaus sind Zeiten denkbar, in denen ein dauerhaft einsatzfähiger Nachfolger gesucht wird. Um diese sehr unterschiedlichen Situationen zu überbrücken, können wir Ihnen Interims Geschäftsführung anbieten; dies ist insofern sinnvoll, als wir mit vielen Dingen, die das operatives Geschäft betreffen, durch ihr Mandat vertraut sind.

Wenn diesbezüglich bei Ihnen Bedarf besteht, sprechen Sie uns bitte an; wir werden bemüht sein, ihren Vorstellungen all umfänglich gerecht zu werden.

 

Leistungen in der Wachstums- / Reifephase:

Mit den nachstehenden Instrumenten erhalten unsere Mandanten Unterstützung, ihr Unternehmen (neu) zu strukturieren: 

  • Analyse der IST-Situation
  • Ziel- und Strategiedefinition durch Entwicklung einer Vision/eines Leitbilds
  • strategische Planung (Prognosen, Entwicklung von Szenarien, Alternativenprüfung)
  • operative Planung (Planung konkreter Maßnahmen über Detailpläne)
  • Begleitung bei Umsetzung der Maßnahmen
  • Revolvierung (Ergänzung bzw. Veränderung der Planung)
  • Überwachung (SOLL-IST-Vergleich)

Gerade in Wachstumsphasen merkt der Geschäftsinhaber, dass er nicht mehr in allen Bereichen vollumfänglich tätig sein kann. Er muss beispielsweise Aufgaben auf Mitarbeiter deligieren können. Damit ergibt sich die Notwendigkeit, einen Workflow zu definieren und zu implementieren aber auch Kontrollinstrumente einzusetzen. Nicht zu unterschätzen auch der Druck, nicht mehr nur für sich, sondern für weitere Personen verantwortlich zu sein.

Ganz praktisch unterstützen wir bei:

  • Investitionsrechnung und -planung
  • Finanz- und Liquiditätsplanung
  • Ganz praktisch bieten wir auch Unterstützung bei:
  • Umgestaltungen/Umstrukturierungen
  • Unternehmens- und Beteiligungskauf
  • Kreditverhandlungen

Mit wachsendem Auftragsvolumen, steigender Mitarbeiterzahl ergibt sich die Notwendigkeit zu einem größeren Organisationsgrad. Informationsflüsse müssen gesteuert, Arbeitsabläufe standardisiert und Fortbildungen durchgeführt werden. In unseren Zeiten, wo oft die "Schnellen" die "Großen" schlagen, ist es wichtig durch organisatorische Maßnahmen auch mit zunehmender Größe immer noch zu den Schnellen zu gehören. Positiv- und Negativbeispiele lassen sich zu tausenden im Alltag in der unmittelbaren Umgebung beobachten.

Hier kann die Beauftragung eines Interim-Managements oder auch Managements auf Zeit (MAZ) sinnvoll sein.

Vorteile eines Interim-Managements:

  • schneller, flexibler und bedarfsgerechter Einsatz (auch Übernahme so genannter dirty jobs)
  • keine Konkurrenz zu internen Führungskräften
  • einfache Vertragsbeziehungen (schnelle Kündigung, wenn kein Bedarf mehr vorhanden) 

Turn-around-Beratung

Ein Unternehmen, das in eine schwierige wirtschaftliche Situation geraten ist, benötigt Unterstützung bei der 

  • organisatorischen
  • wirtschaftlichen
  • finanziellen
  • personellen

Umstrukturierung.

Zunächst ist die Bestimmung des Status Quo notwendig. Danach wird eine Liquiditätsvorschau erstellt.

Die Sicherung der Liquidität ist dann ein existenzieller Schritt. Dabei hilf eine Liquiditätsvorschau. Ergibt diese eine kurzfristige Unterdeckung, sind Sofortmaßnahmen einzuleiten.

Ist die Liquidität gesichert, muss die gewonnene Zeit genutzt werden, um strukturelle Veränderungen durchzuführen, die das Unternehmen wieder in die Ertragzone führen.

Dabei muss die Einbeziehung vieler Akteure:

  • Mitarbeiter
  • Gesesellschafter
  • Investoren und Kreditgeber
  • öffentliche Institutionen
  • Lieferanten und Kunden

nahezu parallel gelingen. Dabei kann ein externer Berater Hilfe leisten, indem er analysiert, moderiert und commitet. Darüber hinaus kann auch hier ein Interims-Management hilfreich sein.